O Brasil na Convenção da Haia
- 13 feb 2017
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No dia 16 de agosto de 2016, entrou em vigor no Brasil a Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros, conhecida como Convenção da Apostila, que torna mais simples e ágil a tramitação de documentos públicos entre o Brasil e os mais de cem países que são parte do acordo. A Convenção da Apostila de Haia traz benefícios e facilidades para cidadãos e empresas que necessitem tramitar internacionalmente documentos como diplomas, certidões de nascimento, casamento ou óbito, além de documentos emitidos por tribunais e registros comerciais. A seguir, teremos uma série de perguntas e respostas para melhor entender o funcionamento da Convenção, como utilizá-la e os benefícios que nos traz. O que é a Convenção da Haia?
R - A Convenção da Haia (05/11/1961), sobre a Eliminação da Exigência da Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros, (também conhecida como Convenção da Apostila) é um Tratado Internacional que visa simplificar o processo de autenticação de documentos a serem usados no exterior. Foi promulgada no Brasil pelo Decreto 8.666/2016. A partir de sua entrada em vigor, em 16 de agosto de 2016, ao invés de percorrer toda uma cadeia de legalização, os cidadãos dos países signatários devem recorrer a um único procedimento, que consiste na emissão da Apostila. O que é a Apostila?
R - A Apostila é um certificado de autenticidade emitido por países signatários da Convenção da Haia, que é colocado em um documento público para atestar sua origem (assinatura, cargo de agente público, selo ou carimbo de instituição). Esse documento público apostilado será apresentado em outro país, também signatário da Convenção da Haia, uma vez que a Apostila só é válida entre países signatários.
Modelo Apostila. Fonte: VivaMondo
Quando necessito de uma Apostila?
R- A Apostila deverá ser providenciada quando você precisar apresentar algum documento em outro país que não seja aquele no qual foi emitido. Por exemplo, um documento brasileiro a ser apresentado na Colombia, ou um documento colombiano a ser utilizado no Brasil. Nesses casos, a emissão da Apostila garantirá o reconhecimento da autenticidade da assinatura do agente público competente dotado de fé pública ou do notário que tenha reconhecido a firma do documento no país onde foi emitido. Lembrando que ambos os países, de origem e de destino, devem ser signatários da Convenção da Apostila e que o documento em questão deve ser considerado público, no país em que foi emitido. A Apostila nunca poderá ser utilizada para reconhecimento de documento no país em que foi emitido. É um certificado que se refere, exclusivamente, para o uso desses documentos no exterior.
Como funciona, na prática, o apostilamento? Como devo proceder, tanto para apostilar quanto para reconhecer um documento apostilado no exterior?
R - Para que um documento receba o certificado da Apostila, basta levá-lo a um dos cartórios ou tabelionatos de qualquer capital brasileira. O apostilamento abrange uma via física e outra eletrônica. A primeira será emitida junto ao documento, a ele colada ou apensada. A segunda fica registrada em sistema próprio e será utilizada tanto para o controle das autoridades brasileiras quanto para a consulta de autoridades estrangeiras sobre as Apostilas emitidas no Brasil. Ademais, os interessados estrangeiros poderão consultar a autenticidade da Apostila emitida no Brasil, por meio de um código (QR Code), inserido na própria Apostila física. Já os documentos estrangeiros, uma vez apostilados no exterior, também estarão aptos a produzir efeitos no Brasil, junto às autoridades, órgãos e instituições interessadas. Não haverá mais envolvimento do Ministério das Relações Exteriores – ou de suas representações no exterior – no processo. Importante ressaltar que eventuais formalidades, no Brasil, podem ser exigidas, como a tradução para o português. A autoridade competente para apostilamento, no exterior, varia de país a país. Sugerimos que consulte a embaixada ou consulados do país emissor do documento, ou a lista de autoridades competentes da Convenção da Apostila.
Quem pode emitir uma Apostila? É necessário ir a Brasília para receber o apostilamento?
R - Não. As Apostilas são emitidas pelas chamadas “autoridades competentes”. No Brasil, ficou estabelecido, nos termos da Resolução CNJ n. 228/2016, que são autoridades competentes para emitir a Apostila, (i) as Corregedorias Gerais de Justiça e os Juízes Diretores do foro nas demais unidades judiciárias, comarcas ou subseções, quanto a documentos de interesse do Poder Judiciário e (ii) os titulares de cartórios extrajudiciais, no limite de suas atribuições. A Resolução prevê, ainda, que o serviço será prestado em todas as capitais do país a partir de 14 de agosto de 2016.Desse modo, para ter um documento apostilado você deve entrar em contato com um cartório ou tabelionato da capital mais próxima, de acordo com o tipo de documento que deseja apostilar. Para verificar quem são as autoridades competentes em cada país signatário da Convenção, acesse: https://www.hcch.net/pt/instruments/conventions/authorities1/?cid=41
Há um prazo para a emissão da Apostila pelo cartório?
R - Não. O procedimento é realizado imediatamente no cartório ou tabelionato, de modo similar ao reconhecimento de firma ou a outros atos de expediente notariais.
A que documentos a Apostila não se aplica?
R - A Convenção da Apostila não se aplica a documentos expedidos por agentes diplomáticos ou consulares. Também estão excluídos documentos administrativos relacionados a operações mercantis ou alfandegárias, nos casos de documentos para os quais a legalização já não era necessária de acordo com as normas, acordos e entendimento em vigor. No caso de documentos comerciais que costumam ser legalizados, o apostilamento poderá ser feito, o que ensejará a facilitação dos fluxos comércio e investimentos. Deve-se ter em mente que o objetivo da Convenção da Apostila é sempre simplificar o processo de tramitação internacional de documentos, e não criar procedimentos burocráticos antes inexistentes. Tal entendimento coaduna-se com o costume internacional e com as orientações do Manual de Aplicação da Convenção da Apostila, publicado pela Conferência da Haia de Direito Internacional Privado (vide parágrafos 146 a 152). Por fim, a Apostila não se aplica a documentos a serem apresentados em países não signatários da Convenção da Haia. Nesses casos, o processo de legalização continuará a ser realizado pelo Ministério das Relações Exteriores, por seus escritórios regionais (no Brasil) e Embaixadas e Repartições Consulares (no exterior).
A Apostila tem prazo de validade?
R - Não. A Apostila não “vence”, mas também não influi na validade dos documentos apostilados. Por exemplo, se sua certidão possui prazo de validade, a emissão da Apostila não a prolongará.
Moro fora do Brasil e preciso apostilar um documento brasileiro. Os consulados e embaixadas brasileiras prestarão também o serviço de apostilamento? Ou posso encaminhar o documento via postal para o apostilamento no Brasil?
R - Não. Nesses casos, a sugestão é que o documento seja encaminhado a algum parente ou responsável, no Brasil, que poderá proceder ao apostilamento em seu nome, uma vez que o portador do documento é pessoa apta a solicitar o serviço.
No caso das traduções, é necessário emitir uma Apostila para a tradução e outra para o documento original? Ou basta um apostilamento?
R - Devem ser realizados dois apostilamentos: do documento original e da tradução, uma vez que são documentos independentes.Lembramos que é sempre prudente solicitar informações junto à representação do país onde o documento será apresentado quanto à necessidade de apresentação de tradução simples ou juramentada junto ao documento original, ou, ainda, quanto à aceitação de tradução realizada por tradutor brasileiro (alguns países podem exigir que a tradução seja realizada por nacional de seu país).
Além da Apostila, necessito de outros documentos para apresentar um documento brasileiro no exterior? Tradução juramentada, por exemplo?
R - Depende. Para saber se o seu documento exige um tipo de procedimento específico, ou se necessita da apresentação de documentos adjacentes, como a tradução juramentada, é importante consultar diretamente um representante oficial do país em que o documento será representado (embaixada ou consulados). Cada país pode determinar a adoção de outros procedimentos – além da aposição da Apostila - ou, por outro lado, dispensar qualquer requerimento de legalização. Por esse motivo, é importante sempre entrar em contato com representante do país destinatário.
Qual o canal de comunicação do CNJ para dirimir dúvidas quanto a outras questões da Apostila?
R - Se ainda houver dúvidas quanto à implementação da Apostila no Brasil, entre em contato com a Ouvidoria do CNJ através desse formulário.
O resultado do novo processo no trâmite da Apostila pode ser verificado com esse antes e depois:
Fonte: CNJ
A entrada em vigor da Convenção da Apostila foi possibilitada pelo trabalho conjunto entre o Conselho Nacional de Justiça (CNJ), órgão designado pelo Estado brasileiro como autoridade competente e ponto focal para interlocução sobre a Convenção da Apostila com entidades nacionais e estrangeiras, e o Ministério das Relações Exteriores. Mais informações acerca da aplicação da Convenção da Apostila no Brasil poderão ser obtidos na página eletrônica do CNJ (http://www.cnj.jus.br/apostila).
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